ЭТрН при поставке товара с 1 сентября 2026 года

1 сентября 2026 года вступили в силу масштабные изменения в сфере автомобильных грузоперевозок, связанные с обязательным переходом на электронную транспортную накладную (ЭТрН). Теперь в большинстве случаев договор перевозки подтверждается только ЭТрН, а бумажный формат сохраняется лишь в виде узких исключений.

В статье разберем ключевые моменты, которые важно знать по ЭТрН.

Как происходит формирование ЭТрН

Формирование ЭТрН происходит через операторов электронного документооборота (ЭДО) с последующей передачей данных в государственную информационную систему ГИС ЭПД.

Когда нужна ЭТрН при поставке

ЭТрН обязательна, если вы привлекаете стороннего перевозчика для доставки товара, т.е. когда в цепочке доставки появляется отдельный договор перевозки. Например:

— Поставщик передаёт товар транспортной компании, и та обязуется доставить его покупателю.

— Покупатель сам нанимает перевозчика (или экспедитора) для вывоза товара со склада поставщика.

— Доставка организована логистическим оператором, который затем передаёт груз фактическому перевозчику.

Когда ЭТрН не нужна (или допускается бумага)

1. Доставка собственным транспортом без договора перевозки

— Поставщик доставляет товар покупателю своим транспортом. В этом случае достаточно товарной накладной или универсального передаточного документа (УПД), подтверждающих передачу.

— Самовывоз покупателем. Если покупатель забирает товар со склада продавца своим транспортом, ЭТрН не оформляется. Факт передачи фиксируется другими документами: доверенностью на водителя, пропуском или отметкой о выезде со склада.

2. Перевозка между подразделениями одной организации

Компания перемещает грузы между своими складами, магазинами или филиалами на собственном транспорте. Договор перевозки не заключается, поэтому ЭТрН не формируется. Для внутреннего учёта достаточно оформить накладную на внутреннее перемещение или ведомость движения товаров.

3. Курьерская доставка и другие случаи, не относящиеся к классической транспортной операции

Если курьер (сотрудник компании или сервиса доставки) везёт небольшой заказ, документы или личные вещи клиента — это чаще всего не полноценная транспортная перевозка, а оказание курьерских услуг. Здесь ЭТрН избыточна: факт передачи подтверждают актом или электронным подписанием в приложении курьера.

4. Совпадение грузоотправителя и грузополучателя

Если одна и та же организация является и отправителем, и получателем (например, при внутреннем перемещении с привлечением перевозчика), оформляется бумажная накладная.

Важное уточнение про исключения

Даже если по общему правилу нужна ЭТрН, в отдельных случаях закон допускает бумажный формат (например, при отсутствии связи, техническом сбое и др.). Но даже в таких ситуациях стороны по соглашению могут выбрать электронный формат.

Практический совет

Если в вашей логистической цепочке есть хоть один сторонний перевозчик, закладывайте в процессы работу с ЭТрН — это упростит взаимодействие, снизит риск ошибок и упростит налоговый учёт. Если сомневаетесь в конкретной ситуации (например, сложная схема с несколькими звеньями), обсудите это с юристом — так вы точно избежите рисков.

Что проверить в договоре поставки

В договоре поставки с ЭТрН есть нюансы, которые стоит проверить, во избежание споров и налоговых рисков:

Есть ли вообще обязанность оформлять ЭТрН?

Если речь идет о самовывозе или перевозке собственного груза своими силами — ЭТрН, скорее всего, не нужна. А вот если для доставки привлечен сторонний перевозчик — обязанность возникает. Поэтому не ориентируйтесь только на название договора: смотрите фактические отношения (кто заказывает перевозку, кто принимает груз).

Кто оформляет накладную?

По умолчанию ЭТрН составляет грузоотправитель, но договором можно переложить эту обязанность на перевозчика или экспедитора.

Порядок обмена

Определите, через какого оператора электронного документооборота (ЭДО) идет обмен и в какой системе (ГИС ЭПД).

Четко ли распределены роли?

В договоре должно быть ясно, кто в конкретной ситуации выступает грузоотправителем (формирует Титул 1), кто — перевозчиком (подписывает Титул 2), кто — грузополучателем (Титул 3). Иногда в схеме участвует экспедитор: важно понять, принял ли он груз во владение. Если да — он становится грузоотправителем в ЭТрН и должен подписать Титул 1 с соответствующей отметкой.

Действия при расхождениях

Пропишите, что делать, если данные в ЭТрН не совпадают с фактическими (например, при недостаче).

Как распределяются расходы на доставку?

Это влияет на то, как будет строиться документооборот. Если стоимость доставки включена в цену товара — документооборот один. Если доставка компенсируется покупателем отдельно — в договоре стоит прямо прописать, как и в каком виде передаются данные для ЭТрН, чтобы не было разночтений.

Механизмы обеспечения исполнения

Чтобы условие работало, в договоре полезно закрепить:

— Срок, в который поставщик должен предоставить ЭТрН (например, одновременно с передачей товара или в течение N дней с даты отгрузки).

— Ответственность за неисполнение (неустойка за каждый день просрочки).

— Привязку окончательной оплаты к факту получения полного комплекта документов, включая ЭТрН.

Сроки подписания

Зафиксируйте, в течение какого времени стороны обязаны подписать ЭТрН, чтобы избежать задержек.

Особые случаи

Если в договоре есть исключения (например, для некоторых категорий грузов или в особых логистических схемах допускается бумажная форма), прямо пропишите это.

Практический совет

Формулировки в договоре должны быть максимально чёткими. Двусмысленность (например, «стороны по согласованию оформляют ЭТрН в бумажном виде») может привести к спорам.

Нужно ли вносить изменения в договоры поставки

Формально — нет. Отсутствие в договоре упоминания об ЭТрН не делает его недействительным, поскольку обязанность оформлять транспортные накладные в электронном виде установлена законом и стороны не могут просто «отменить» ее своим договором.

На практике чаще всего заключается дополнительное соглашение к договору поставки. Ведь закон не прописывает все операционные детали: кто именно формирует тот или иной титул в ЭТрН, в какой срок контрагент обязан подписать документ, как действовать при ошибке в данных или сбое у оператора ЭДО. Вот эти нюансы и фиксируют в допсоглашении, чтобы в случае спора у вас было письменное основание предъявить претензию.

В допсоглашении обычно отражают следующие моменты:

— Кто формирует титул 1 (например, поставщик или грузоотправитель, если это разные лица).

— Кто отвечает за титулы 2 и 4 (если в цепочке участвует экспедитор).

— Кто и на каком основании подписывает титул 3 (с указанием конкретной должности или доверенного лица).

— Конкретные сроки подписания титулов (чтобы не было «зависания» накладной в системе).

— Если у сторон разные операторы ЭДО — прописывают, что документооборот идёт в роуминге и кто за это отвечает.

— Порядок действий при ошибках или сбоях.

Закон не требует менять договор, но допсоглашение помогает чётко распределить зоны ответственности и снизить риски в операционном взаимодействии.

Важно! До 1 марта 2027 года действует переходный период, в течение которого штрафы за отдельные нарушения, связанные с обязательным электронным оформлением, не применяются. Однако это не отменяет обязанности оформлять документы в электронном виде — это лишь временная мера для адаптации.

С 1 сентября 2026 года Электронная накладная стала обязательным документом для подавляющего большинства коммерческих автоперевозок. В этой связи бизнесу необходимо не просто подготовить техническую базу, но и пересмотреть договорную логику с контрагентами, чтобы определить, попадает ли конкретная поставка под обязательный электронный формат или под одно из исключений. Эти и другие вопросы невозможно решить без грамотного юридического сопровождения. Нюансов много, а практики мало. Не экономьте на успехе компании. Доверьте свой бизнес профессионалам.

Скачать статью